CAPACITACION DE HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO

HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO : HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Por maria mercedes cecarelli

QUE ES UNA HERRAMIENTA? : QUE ES UNA HERRAMIENTA? Una herramienta es aquello que el hombre utiliza como medio para alcanzar un objetivo determinado. En este caso en particular cuando nos referimos a las «HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO», aplicándolo obviamente al marco de AIESEC, nos remitimos a todo aquel elemento por el medio del cual podemos observar el desempeño de la persona a través del tiempo ,con relación a su comportamiento en el ámbito laboral.

Importancia : Importancia Por que creemos que son importantes estas herramientas? Como organización, somos un sistema, es decir que estamos conformados por un conjunto de subsistemas, que lo integran. Y como tal necesitamos del correcto funcionamiento de cada una de sus partes. Siendo entonces que si falla algún elemento de este falla la totalidad del mismo. Por eso es muy importante dividir a la organización pequeños sectores, para poder llevar un control mas eficaz sobre cada uno de estos elementos, y de haber una falla poder detectarla a tiempo, utilizando para ello a las herramientas de seguimiento.

Para que sirven? : Para que sirven? Las herramientas de seguimiento juegan un rol esencial ya que permiten el correcto y eficaz seguimiento de los elementos, que integran la organización, dando la posibilidad de hacer controles puntuales sobre los mismos, y de encontrarse alguna anormalidad, poder identificarla, y con esto subsanarla a tiempo. Concluyendo entonces que nuestras herramientas nos permiten localizar donde se encuentra la anormalidad.

Como funcionan : Como funcionan Estas son objetivas ya que permiten, en base a conceptos puntuales, previamente establecidos, lograr un resultado que se ve desvinculado de apreciaciones personales, gracias a que se basan concretamente en actividades puntuales a realizar y en la forma en que las mismas se cumplen o no, teniendo en cuenta el grado alcanzado con respecto al resultado.

Que herramientas tenemos? : Que herramientas tenemos? Las herramientas de seguimiento de la membresía de AIESEC La Plata son: De carácter semanal: Los OUTPUTS de las reuniones de equipo. De carácter mensual: PERFORMANCE APPRAISAL De carácter trimestral: EVALUACION 360° por competencias.

output de las reuniones : output de las reuniones Estos son aquellos informes en los que se deja constancia sobre los temas abarcados en la realización de la reunión. En estos debe figurar en el día, hora y lugar de la misma, así como también los participantes presentes, y aquellos miembros ausentes que en este caso de existir una justificación debe dejarse constancia de la misma. Luego de esto debe haber un resumen sobre el estado de sus miembros lo que denominamos como CHECK IN; después continua con las TAREAS DELEGADAS anteriormente y el estado en que se encuentran, así como también las TAREAS que se vayan a delegar y el deadline de las mismas. Por ultimo deberá contener la CONCLUSION FINAL de la reunión

Slide 8 : Cada Vicepresidente de área, Coordinador, OCP e inclusive el LCP tiene la obligación de completar los output de sus reuniones y subirlos a myaiesec.net. El output puede ser completado por cualquier miembro, pero es responsabilidad del VP, OCP, LCP que los mismos estén en myaiesec.net. Los mismos deberán utilizar el modelo establecido por el área de TM del Comité Local.

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FINALIDAD : FINALIDAD El objetivo de estos no es ni mas ni menos que el del FUNCIONAR COMO UNA GUIA tanto para el propio VP o Coordinador ,como así también para el mismo miembro, además lo importante de subirlas a myaiesec.net es que sea un proceso transparente en el cual cada miembro sabe lo que tiene que hacer, y cada inmediato superior sabe lo que realizo y lo que no realizo el miembro.

performance Appraisal : performance Appraisal El performance Appraisal es el medio por el cual se puede medir el desempeño mensual del miembro en base al trabajo realizado durante el mismo. Para esto se tienen en cuenta las tareas otorgadas, el estado o grado en que se encuentran, es decir si se cumplieron o no con los plazos; además tienen en cuenta la calidad del cumplimiento de estas, y por otro lado también se evalúan el nivel de las competencias de esa persona.

QUE EVALUAN? : QUE EVALUAN? En esta herramienta se evalúan tres tipos de cuestiones: Asistencia a Reuniones. Actividades realizadas en su área, OC, EB Competencias

Asistencia a las reuniones : Asistencia a las reuniones Serán tenidas en cuenta el porcentaje de asistencia a reuniones de: Área Local Comité Meeting Aquellos eventos que la junta directiva local establezca como obligatorios. De las mismas se hára un promedio total, el cual dará el puntaje total obtenido por asistencia a reuniones, teniendo un peso en el resultado final del 15% de la evaluacion.

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actividades : actividades Como actividades se entienden todas aquellas tareas que hayan recibido los miembros las cuales deben ser listadas todas las actividades que hayan sido delegadas a los miembros en el marco del mes a evaluar. Las mismas se evaluaran de acuerdo al grado alcanzado por la tarea, es decir si se llego o no al resultado, cumpliendo también con los plazos establecidos para el mismo, así como también la calidad en que las mismas se efectuaron. Vale también aclarar que para que un miembro alcance a la totalidad de puntos que en este inciso se ven deberán como mínimo habérsele delegado 4 actividades, de lo contrario el porcentaje se hace sobre la base de 4 igualmente.

Forma de evaluacion : Forma de evaluacion Si cumplió en tiempo y forma con el objetivo planteado le corresponde un puntaje del 100%: esta condición es para aquellos miembros que realizaron un trabajo de calidad en el Deadline establecido Si cumplió pero no respeto el Deadline le corresponde un puntaje del 50%: Es decir, entrego un trabajo de calidad pero no en el Deadline establecido. Si respeto el Deadline pero entrego un trabajo de mala calidad le corresponde un puntaje del 25%. No cumplió le corresponde 0%: no entrego el trabajo o no cumplió con el deadline ni con la calidad del trabajo. Una vez finalizada la evaluación de cada actividad se saca un promedio automático del puntaje total obtenido. El mismo tiene un peso de 70% en el resultado final

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Competencias : Competencias Que son…. "Conjuntos de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permiten la realización exitosa de una actividad". "Una habilidad o atributo personal de la conducta de un sujeto, que puede definirse como característica de su comportamiento, y, bajo la cual, el comportamiento orientado a la tarea puede clasificarse de forma lógica y fiable Del análisis de estas definiciones puede concluirse que las Competencias: Son características permanentes de la persona, Se ponen de manifiesto cuando se ejecuta una tarea o se realiza un trabajo, Están relacionadas con la ejecución exitosa en una actividad, sea laboral o de otra índole. Tienen una relación causal con el rendimiento laboral, es decir, no están solamente asociadas con el éxito, sino que se asume que realmente lo causan. Pueden ser generalizables a más de una actividad.

Las competencias a ser evaluadas son las siguientes: : Las competencias a ser evaluadas son las siguientes: Calidad de trabajo Conocimiento del cargo Responsabilidad Iniciativa Flexibilidad Trabajo en equipo Puntualidad Comunicación Motivación

Como las calificamos? : Como las calificamos? En mira a las competencias las calificara en base a los siguientes estados: No Evidence: El miembro evaluado no mostro nunca ese comportamiento, por ende le corresponde un puntaje de 0%. Little Evidence: Es cuando el miembro mostro el comportamiento evaluado en un caso puntual. En caso de que así sea le corresponde un puntaje de 35%. Some Evidence: El miembro mostro el comportamiento en más de un caso en particular. Le corresponde un puntaje de 70%. Strong Evidence: Se puede observar dicho comportamiento en todas las actividades que el miembro lleva a cabo. Le corresponde un puntaje del 100%.

Slide 21 : Cada integrante deberá dar FEEDBACK en las competencias antes mencionadas y deberá otorgarle el puntaje y especificar porque le otorga ese puntaje en el cuadro inferior al cuadro de competencias. Luego de haber evaluado a cada miembro, mediante el feedback antes mencionado, automáticamente se hará un promedio el que determinara e puntaje total.

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RESULTADO : RESULTADO Del resultado final del Performance Appraisal se desprenden 4 condiciones: Condición 1: Si el resultado final de la evaluación del miembro se encuentra entre 0 y 24%, el miembro queda automáticamente desligado de la organización. Condición 2: Si el resultado final se encuentra entre 25 y 49%, el miembro deberá reunirse con su VP a conversar sobre las causas de su bajo desempeño, y deberán buscar la solución para revertir la situación. En caso de que al mes siguiente se vuelva a repetir este resultado, el miembro queda automáticamente desligado de la organización.

Slide 24 : Condición 3: Si el resultado final se encuentra entre 50 y 74%, el miembro deberá buscar la forma de aumentar el resultado junto con su VP. En caso de que se repita al mes siguiente, deberá volver a reunirse con su VP para mejorar el resultado. Si en el Tercer mes se vuelve a repetir dicho resultado, el miembro queda automáticamente desligado de la organización. Condición 4: Si el resultado final se encuentra entre 75 y 100%, se encuentra en condiciones normal de desempeño. Además, se encuentra habilitado para acceder a los premios y reconocimientos, y a los premios otorgados por la Buddy Card.

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Evaluacion °360 : Evaluacion °360 Por medio de esta última herramienta, podemos no solo evaluarnos a nosotros mismos la forma en como nosotros consideramos que trabajamos. Sino que también nos permite ver la perspectiva y la opinión que tiene el resto de nuestros compañeros de trabajo sobre nuestra forma de trabajo y nuestras competencias.

importancia : importancia La evaluación 360º es una herramienta utilizada para evaluar por competencias. La misma permite ir desarrollando cada una de las 11 competencias que la AIESEC XP permite desenvolver para convertirnos en verdaderos agentes de cambio. El porque de la importancia de la misma es porque además de permitir ver como el resto nos ve y como nosotros nos vemos, nos sirve para hacer un análisis critico sobre el resultado de la misma, y con esto poder mejorar aquellas cosas en las cuales estamos flojos.

Funcionamiento : Funcionamiento La Evaluación 360 consta de dos etapas: La primera de evaluación personal, por la que nosotros llenamos como consideramos que actuamos con respecto a las distintas hipótesis planteadas. Y una segunda etapa en la que el miembro es evaluado por 5 personas con las cuales trabaja, o haya trabajado. Quienes también llenaran la forma en que consideran que trabajaron y por ultimo también harán un comentario sobre las cosas que cree que esta haciendo bien o mal y sobre algo general que considere que debe saber.

Para que?? : Para que?? Se utilizara esta herramienta al finalizar cada trimestre. Es decir, dentro de los 10 días posteriores de finalizado el trimestre, la evaluación y la sesión de feedback debe haberse realizado obligatoriamente. Esta herramienta deberá ser aplicada en todos los equipos por área funcional, EB y Coordinaciones.

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Slide 31 : Preguntas ?

Gracias!!! : Gracias!!! MARIA MERCEDES CECARELLI

MECHIIII : MECHIIII