Slide 1 : Reuniones efectivas! Valoren su tiempo
Slide 2 :
Algunas estadísticas … : Algunas estadísticas … Hoy, las reuniones tienen mala reputación … ¿Porqué? En EEUU la mayoría de los profesionales asisten en promedio a 61,8 reuniones por mes y el 50% de ese tiempo lo pierden Si duran 1 hora pierden 31 hrs. por mes/4 días laborales! Demasiado larga Se necesitan más reuniones para cumplir objetivos La información recaudada no se gestiona adecuadamente Resultados pobres Por eso… Aumentar la efectividad en las necesarias Eliminar las reuniones innecesarias ¿Qué opinan de las reuniones?
Eliminar reuniones innecesarias : Eliminar reuniones innecesarias ¿Porqué nos reunimos? X Información
Para motivar Para Coordinar
Solucionar problemas Para tomar decisiones ¿Qué otros medios de comunicacación hay? Ventajas de las reuniones Face to Face Mail Teléfono Skype/Wiziq Gtalk Emociones - Convencer Permite el debate Sinergia y creatividad para resolver problemas Mayor rapidez para coordinar con presentes Generación de Equipo
To Meet or Not to Meet… That is the question! : To Meet or Not to Meet… That is the question! ¿Cómo identificar reuniones necesarias? ¿Tiene un objetivo definido?
¿Hay una agenda definida y clara?
¿Va la gente apropiada?
¿Puede el objetivo ser cubierto con un mail o memo que lleve menos tiempo?
Reuniones efectivas : Reuniones efectivas ¿Cómo definimos una reunión efectiva? Una reunión efectiva es aquella en que los participantes se sienten bien con sí mismos y con el grupo, dispuestos y abiertos a compartir sus ideas y conceptos, a trabajar juntos constructiva y positivamente y abandonar la reunión con la sensación de haber hecho algo útil sintiéndose parte del grupo.
Antes de la reunión: Planificación : Antes de la reunión: Planificación
Slide 8 : Casi en la reunión
Desarrollo de la reunión : Desarrollo de la reunión Introducción.
Expectativas
Reglas del juego.
Iniciar los puntos de la agenda
Chequeo de los procedimientos.
Cierre formal y próximos pasos:
Evaluación de la reunión Ubica a los asistentes en el contexto. La debe realizar el director o líder formal
Desarrollo de la reunión : Desarrollo de la reunión Introducción.
Expectativas
Reglas del juego.
Iniciar los puntos de la agenda
Chequeo de los procedimientos.
Cierre formal y próximos pasos:
Evaluación de la reunión Aclarar el objetivo de la reunión ¿Qué se espera lograr? ¿Qué se puede lograr realmente en la reunión? ¿Cuál es el objetivo ?
Desarrollo de la reunión : Desarrollo de la reunión Introducción.
Expectativas
Reglas del juego.
Iniciar los puntos de la agenda
Chequeo de los procedimientos.
Cierre formal y próximos pasos:
Evaluación de la reunión Duración aproximada Reglas de interacción Metodología para abordar temas previstos y control. Las personas tienen claro su rol y la forma de incorporación de sus ideas. Sólo una persona habla a la vez.
No se aceptan conversaciones privadas durante la reunión.
Las personas deben hablar solo en referencia al tema que se discute.
Comentarios y discusiones sobre asuntos e ideas, no personas. Ejemplo…
Desarrollo de la reunión : Desarrollo de la reunión Introducción.
Expectativas
Reglas del juego.
Iniciar los puntos de la agenda
Chequeo de los procedimientos.
Cierre formal y próximos pasos:
Evaluación de la reunión
Desarrollo de la reunión : Desarrollo de la reunión Introducción.
Expectativas
Reglas del juego.
Iniciar los puntos de la agenda
Chequeo de los procedimientos.
Cierre formal y próximos pasos:
Evaluación de la reunión El coordinador debe estar atento para que la tarea no nos desvíe del objetivo Es recomendable que alguien cheque el tiempo estipulado para cada punto se cumpla
Desarrollo de la reunión : Desarrollo de la reunión Introducción.
Expectativas
Reglas del juego.
Iniciar los puntos de la agenda
Chequeo de los procedimientos.
Cierre formal y próximos pasos:
Evaluación de la reunión Breve exposición con el resumen de los acuerdos y conclusiones Pasos a seguir: quién qué y cuándo. Se dará fecha tentativa de la próxima reunión
Desarrollo de la reunión : Desarrollo de la reunión Introducción.
Expectativas
Reglas del juego.
Iniciar los puntos de la agenda
Chequeo de los procedimientos.
Cierre formal y próximos pasos:
Evaluación de la reunión Tomar los últimos 5 minutos para analizar Es una apreciación subjetiva; Es deseable cuantificarla; por ello, establecer parámetros de referencia y de eficiencia son muy importantes para la consecución de objetivos con un método de evaluación PROPUESTA …
Slide 16 : Post-Reunión Cerciórese que las cosas se hagan! Normalmente la gente hace lo que se revisa no lo que se espera
Actas/Outputs concisos! Con responsabilidades asignadas – Fechas límite y conclusiones. Puede tb hacerse durante la reunión!
El facilitador… : El facilitador… Dirige el flujo de la discusión
Remueve obstáculos,
Resume puntos y mantiene el diálogo en su cauce;
captura ideas, acallando las emociones del momento y
motiva para mantener el espíritu positivo y productivo. El facilitador no es el líder de la reunión, sino una "herramienta" del grupo, responsable de dirigir el proceso para que los participantes puedan focalizarse en el contenido. El facilitador debe permanecer neutral más allá del tema que se trate. Características de un buen conductor
Mostrar seguridad delante del grupo.
Saber adaptar la función de animador del grupo.
Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas.
6 TIPs esenciales para ser más efectivo : 6 TIPs esenciales para ser más efectivo OBJETIVO claro y conciso
ASISTENTES NECESARIOS La cantidad de personas es inversamente proporcional a la efectividad
AGENDA – Seguirla en la reunión
Objetivo
Puntos de debate a tratar
Líder de cada punto
Tiempo asignado a c/ punto
Asignar tareas antes de la reunión a los participantes
Conclusión y pasos a seguir de c/ punto
Examinar el proceso y evaluación
Los 10 mandamientos : Los 10 mandamientos Siempre saber qué hora es
No olvides la principal razón de la reunión
Regla de oro: premio en público, crítica en privado
No realices reuniones en horarios estrambóticos
No presionar para lograr conclusiones
No planear reuniones para eliminar otras
Conserva la diversidad del grupo en las opiniones
El mejor modelo para las reuniones es la democracia no la monarquía
Prepara una agenda clara y circulala 1 o 2 días antes
No hagas una reunión ordinaria sólo por hacerla
Slide 20 :