Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 1 Índice Índice..............................................................................................................1 Funciones ......................................................................................................3 Insertar una función...............................................................................................3 Operadores numéricos ...........................................................................................4 La sintaxis de una función .....................................................................................5 Tipo de argumentos de una función .......................................................................5 Funciones Matemáticas .........................................................................................6 Funciones de búsqueda ..........................................................................................7 Funciones lógicas ..................................................................................................9 Funciones de texto...............................................................................................10 Usando nombres en las fórmulas .........................................................................12 Como asignar un nombre a una celda o rango......................................................12 Filtros y Validación de Datos .....................................................................14 Formato condicional............................................................................................14 Formato condicional basado en una fórmula ........................................................15 Validación de datos .............................................................................................16 Trabajar con Listas ..............................................................................................17 Ayuda cuando se repiten datos de entrada en una lista .........................................17 Filtros..................................................................................................................18 Usando Autofiltro................................................................................................18 Autofiltro personalizado ......................................................................................19 Filtro Avanzado...................................................................................................19 Caracteres comodines para filtro avanzado ..........................................................22 Ejemplos de criterios de filtro avanzado ..............................................................22 Consolidación de Datos .............................................................................25 Los controles en el cuadro de diálogo de consolidación. ......................................25 Tablas dinámicas ........................................................................................27 Los campos que contiene una base: .....................................................................27 Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 2 Funciones Una función es una fórmula creada con Visual Basic para realizar cálculos complicados. Las funciones tiene un nombre propio y existen multitud de funciones en Excel. Existen funciones que realizan cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, e incluso funciones de búsqueda y de texto. Insertar una función Las funciones pueden ser introducidas mediante el teclado o por el asistente de funciones. Para insertar una función por medio del asistente de fórmulas, necesitamos hacer lo siguiente: 1. En la barra de herramientas hacemos clic en Insertar> Insertar función y con ello aparece la pantalla de Pegar función la cual muestra las diversas categorías de las funciones de Excel 2003. 2. Por ejemplo, Si deseamos usar la función de suma seleccionamos SUMA de la ventana de Nombre de la función. Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 3 3. Hacemos clic en el botón de Aceptar y tenemos otra pantalla para insertar los parámetros de la función. 4. Ahora tenemos la pantalla para la entrada de los datos o el vínculo a los datos a sumar, en los espacios de texto colocamos los valores a sumar o el vinculo a las celdas a sumar. Operadores numéricos Los operadores son una parte importante en las fórmulas pues con ellos podemos establecer criterios al momento de hacer operaciones. Operador Nombre + Suma -Resta * Multiplicación /División ^ Exponencial & Concatenación = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor e igual a <= Menor e igual a <> diferente a Operadores utilizados en las fórmulas Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 4 La sintaxis de una función Las funciones tienen reglas de sintaxis para un correcto funcionamiento, ver el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:B12;100) En el ejemplo se suman los valores del rango A1:B12 y el número 100. Entonces podemos decir que esta función tiene dos argumentos a sumar, el rango y el valor de 100. Tipo de argumentos de una función Los argumentos de una función pueden ser: · Números: con o sin separador decimal, aceptando hasta una precisión de 15 decimales. · Texto: los argumentos en formato de texto deberán ir obligatoriamente entre comillas dobles, pudiendo contener hasta 256 caracteres. · Valores Lógicos: éstos son Verdadero o Falso. · Referencias: pueden ser referencias a celdas individuales o a rangos de celdas. Signo igual Nombre de la función Argumentos separados por punto y coma, y encerrados entre paréntesis Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 5 Funciones Matemáticas SUMAR.SI (rango;criterio,rango_suma) Suma los valores de rango_suma que cumplan con el criterio indicado en la columna de rango. Nota: El criterio_rango puede ser un vínculo a una celda con el criterio a evaluar CONTAR.SI (rango;condición) Cuenta el número de celdas no vacías que cumplan con la condición dada. CONTAR (rango) Cuenta cuantos números hay en el rango. MAX (número1, número2) Devuelve el valor máximo de los valores en la sección de argumento. MIN (número1, número2) Devuelve el valor mínimo de los valores en la sección de argumento. Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 6 ENTERO (número) Redondea un número dado como argumento hasta el entero más próximo. =ENTERO(4.5) es 4 REDONDEAR (número, decimales) Redondea un número dado como argumento al número de decimales especificado. =REDONDEAR(4.5,0) es 5 Funciones de búsqueda BUSCAR (valor buscado, vector de comparación, vector resultado) Devuelve un valor del vector resultado (una columna del rango) que se corresponden en posición al valor buscado dentro del vector de comparación, que debe ser del mismo tamaño. Resultado 5% BUSCARV (valor buscado, matriz de comparación, indicador columna, ordenado) Encuentra el valor buscado dentro de una vector de comparación (serie de columnas) y devuelve el valor que se encuentra en la celda que se muestra en el indicador de columna. Ordenado, es una indicación de que la primera columna de la matriz esta ordenada. Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 7 Resultado 301 Nota: Si queremos que la fórmula nos devuelva un dato exacto en vez del más cercano, debemos de agregarle a la fórmula el criterio de “falso” al final de ésta, obligando a la misma a hallar el dato real y no una aproximación. BUSCARH (valor buscado, matriz de comparación, indicador fila, ordenado) Encuentra el valor buscado dentro de una matriz de comparación (serie de filas) y devuelve el valor que se encuentra en la celda que se indica en el indicador de fila. Ordenado, es una indicación de que la primera fila de la matriz esta ordenada. Funciones lógica SI (prueba lógica, valor si es verdadero, valor si es falso) La función SI, evalúa una condición establecida como argumento (prueba lógica), si el resultado de ésta es verdadero, la celda presenta el segundo de los argumentos, si es falso presentará el tercero. Ejemplo 1. Deseamos evaluar si la calificación de un alumno es de aprobado o no aprobado. =SI(Nota<5,”No Aprobado,”Aprobado”) Ejemplo 2. Se compara el presupuesto vs. real Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 8 Y(valor lógico1, valor lógico2…, es_verdadero, es_falso) La función Y evalúa una o más condiciones establecidas como argumento. Si todas son verdaderas, la función devuelve el segundo argumento si es verdadero y el tercero en su defecto. O (valor lógico1, valor lógico2… es_verdadero, es_falso) La función O, evalúa una o más condiciones establecidas como argumento. Si el resultado de al menos una de éstas es verdadero, la celda presenta el segundo de los argumentos y si es falso, el tercero. Ejemplo; Se evalúa si al empleado le corresponde bono anual o permiso. Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 9 Funciones de texto IZQUIERDA (texto, número de caracteres) Devuelve a partir de la izquierda de un texto, el número de caracteres especificados en el argumento número de caracteres. DERECHA (texto, número de caracteres) Devuelve a partir de la derecha de un texto, el texto que se especifica con el argumento número de caracteres. EXTRAE (texto, posición inicial, no. de caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados un texto fuente a partir de una posición determinada por el argumento posición inicial (cuenta de izquierda a derecha). CONCATENAR(texto1,texto2) Concatena o une dos textos. Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 10 Nota: la concatenación de dos textos puede hacerse con el símbolo de &, usándolo de la siguiente manera: =”Auto”&”Rojo” resulta en AutoRojo. Si el curso gratuito le pareció adecuado a lo que usted necesita, puede continuar con todo el programa por webconferencia solicitando información en el sitio: http://excel.qapacity.com o al tutor gracias. Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 11 Ofimática Avanzada http://excel.qapacity.com 12