Apprendre à utiliser les contrôles : samedi 3 décembre 2005 1 Apprendre à utiliser les contrôles Access cours 8
Objectifs : samedi 3 décembre 2005 2 Objectifs À la fin de ce Chapitre, vous pourrez effectuer les tâches suivantes :
ajout et personnalisation de contrôles ;
liaison directe d'un contrôle à vos données ;
définition de valeurs par défaut pour les contrôles ;
validation simple de données.
Ajout de contrôles et définition des propriétés des contrôles : samedi 3 décembre 2005 3 Ajout de contrôles et définition des propriétés des contrôles correspondent à des contrôles Les données d'une table…
…sont consultées et saisies dans des contrôles. les lignes et les rectangles qui organisent d'autres éléments sur un plan visuel
les boutons de commande
les zones d'affichage ou d'entrée des données
les légendes indiquant à l'utilisateur quelle zone utiliser
le texte fournissant des instructions ou des explications sont des éléments qui Pour cette raison, vous devez tout d'abord apprendre à ajouter des contrôles afin de rendre votre base de données conviviale, fiable et attrayante. Lorsque vous créez ou personnalisez un formulaire, un état ou une page d'accès aux données leur aspect et leur comportement dépendent principalement des contrôles que vous y ajoutez.
Apprentissage du mode Création : samedi 3 décembre 2005 4 Apprentissage du mode Création Pour ajouter ou modifier des contrôles, vous devez être en mode Création. La boîte à outils vous propose un choix de contrôles que vous pouvez ajouter. Pour passer en mode Création, cliquez sur le bouton Création Ce bouton très pratique apparaît dans plusieurs barres d'outils Le mode Création permet de déplacer, redimensionner et organiser des contrôles grâce à une grille en pointillé Il offre également une boîte à outils grâce à laquelle
vous pouvez ajouter toute une gramme de contrôles
depuis les cases à cocher jusqu'aux listes en passant par les images et les étiquettes Après avoir ajouté des contrôles, vous pouvez définir leurs propriétés (par exemple, le nombre de caractères pouvant être saisis dans une zone de texte) et modifier leur mise en forme. En revanche, en mode Création
vous ne pouvez pas vérifier le résultat de vos modifications
Pour voir quelle apparence auront vos contrôles
cliquez sur le bouton Aperçu dans la barre d'outils Formulaire, État ou Page d'accès aux données.
Le bouton Aperçu se présente comme suit pour les formulaires et pages d'accès aux données
et comme suit pour les états.
Ajout de contrôles en mode Création : samedi 3 décembre 2005 5 Ajout de contrôles en mode Création pour ajouter un contrôle, il suffit de cliquer dans la boîte à outils Puis cliquer aussi à l'endroit où vous désirez l'ajouter Pour modifier la taille du contrôle que vous venez d'ajouter
faites-le glisser après le second clic Des lignes pointillées vous indiquent la nouvelle taille Cette opération est relativement simple pour une zone de texte ou une forme de dessin. Toutefois, l'ajout de nombreux contrôles nécessite davantage d'informations
c'est pourquoi Access met à votre disposition des Assistants qui vous aideront dans ce processus. Vous pouvez activer (ou désactiver) les Assistants en cliquant sur le bouton Assistants de contrôle dans la boîte à outils. Si vous ajoutez un contrôle qui dispose d'un Assistant (ce qui n'est pas toujours le cas), celui-ci vous guide par le biais de quelques questions et choix.
Définition de propriétés de contrôles : samedi 3 décembre 2005 6 Définition de propriétés de contrôles Tous les contrôles possèdent des propriétés. Ces propriétés déterminent l'apparence et la fonction des contrôles. Propriétés d'un contrôle Zone de texte.
Les propriétés associées sont regroupées dans des onglets.
Cliquez sur la flèche pour obtenir des choix de barres de défilement. Ainsi, une zone de texte possède des propriétés qui spécifient sa taille, l'agrandissent ou la réduisent et lui fournissent des barres de défilement. Pour afficher les propriétés d'un contrôle, sélectionnez le contrôle et cliquez sur le bouton Propriétés dans la barre d'outils Création de formulaire, Création d'état ou Création de page d'accès aux données Si vous cliquez sur un nom de propriété ou sur la zone située en regard une flèche apparaît sur laquelle vous cliquez pour obtenir une liste de choix. Vous pouvez également voir apparaître trois points. Ceux-ci indiquent qu'Access peut vous aider à créer une règle pour la propriété dans une boîte de dialogue appelée « générateur » qui s'ouvre lorsque vous cliquez sur les trois points.
Exercices pratiques : samedi 3 décembre 2005 7 Exercices pratiques Au cours de cette session d'exercices pratiques, vous allez explorer les contrôles d'un formulaire et leurs propriétés Vous allez ajouter des contrôles et voir comment ils apparaissent à l'utilisateur. Exploration et insertion de contrôles dans un formulaire Exercice 1 : Explorer des contrôles dans un formulaire 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur Formulaires. 2-Double-cliquez sur le formulaire Employés Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Mode Formulaire (ou le même bouton ailleurs). 3-Notez les contrôles Numéro de poste, Prénom, Nom etc. du formulaire. 4-Sélectionnez le contrôle Zone de texte Nom (pas l'étiquette Nom à sa gauche) cliquez ensuite sur le bouton Propriétés dans la barre d'outils Création de formulaire. Cliquez sur chaque onglet pour afficher les différents jeux de propriétés.
Remarque Si une propriété vous intéresse
cliquez dessus et appuyez sur F1.
Si vous appuyez sur F1, Access affiche l'aide au lieu de ces instructions.
Lorsque vous avez terminé, fermez les propriétés Cliquez sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Création de formulaire pour revenir au mode Formulaire.
Dans le bas du formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrement suivant pour afficher différents enregistrements.
Observez comment les contrôles affichent les données : chiffres, texte
.
Laissez le formulaire ouvert pour l'exercice suivant.
Exercices pratiques : samedi 3 décembre 2005 8 Exercices pratiques Exercice 2 : Ajouter une ligne à un formulaire 1-Le formulaire Employés doit être ouvert depuis l'exercice précédent. 2-Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Mode Formulaire (ou le même bouton ailleurs). 3-Si la boîte à outils ne s'affiche pas, cliquez sur le menu Affichage et cliquez ensuite sur Boîte à outils. 4-Dans la boîte à outils, cliquez sur le bouton Ligne 5-Cliquez à un endroit dans le formulaire sans relâcher le bouton de la souris Faites ensuite glisser la souris pour étendre la ligne. Si vous ne voyez pas la ligne, essayez de faire glisser la souris dans d'autres directions. Relâchez le bouton de la souris pour insérer la ligne.
Exercices pratiques : samedi 3 décembre 2005 9 Exercices pratiques Exercice 3 : Ajouter une case à cocher à un formulaire 1-Le formulaire Employés doit être ouvert depuis l'exercice précédent.
Repassez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Mode Formulaire (ou le même bouton ailleurs). 2-Si la boîte à outils ne s'affiche pas, cliquez sur le menu Affichage et cliquez ensuite sur Boîte à outils. 3-Cliquez sur le bouton Case à cocher 4-Cliquez sur un emplacement disponible dans le formulaire pour créer une case à cocher et ajouter une étiquette à côté L'étiquette contiendra du texte temporaire créé par Access. 5-Cliquez sur l'étiquette, sélectionnez le texte temporaire et tapez ensuite Parle anglais pour remplacer le texte temporaire 6-Dans la barre d'outils Création de formulaire, cliquez sur le bouton Affichage .
Observez comment l'étiquette indique à l'utilisateur la signification de la case à cocher.
7-Cliquez sur la case à cocher pour la sélectionner.
Si vous sélectionnez la case à cocher, rien d'autre ne se passe maintenant.
La connexion des contrôles aux données intervient ultérieurement dans ce cours.
Évaluation : samedi 3 décembre 2005 10 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quel mode utilisez-vous pour ajouter des contrôles ? Mode Formulaire
Mode Création
Mode Page Quels sont les contrôles ? Cases à cocher
Boutons de commande
Légendes et étiquettes
Tous les éléments ci-dessus
Réponses : samedi 3 décembre 2005 11 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quel mode utilisez-vous pour ajouter des contrôles ? Mode Formulaire
Mode Création
Mode Page Quels sont les contrôles ? Cases à cocher
Boutons de commande
Légendes et étiquettes
Tous les éléments ci-dessus Correct. En mode Création, vous pouvez sélectionner des contrôles dans la boîte à outils, puis les ajouter où vous le désirez Correct, mais cette réponse est incomplète. En effet, il existe des dizaines de contrôles différents, suffisamment pour réaliser tout ce dont vous avez besoin.
Personnalisation de l'apparence des contrôles : samedi 3 décembre 2005 12 Personnalisation de l'apparence des contrôles L'aspect des contrôles est un facteur important. Leur présentation, leur taille et leur position permettent de faciliter considérablement leur utilisation Si vous les personnalisez, ils seront plus faciles à trouver, à lire et à reconnaître en tant que groupes logiques. Vous pouvez également exploiter les contrôles de sorte que vos utilisateurs voient ce que vous souhaitez qu'ils remarquent La mise en forme conditionnelle change l'aspect d'un contrôle lorsque ses données remplissent la condition que vous avez spécifiée.
Sélection et redimensionnement des contrôles : samedi 3 décembre 2005 13 Sélection et redimensionnement des contrôles Sélection des contrôles Pour modifier la taille ou la position d'un contrôle
vous devez tout d'abord le sélectionner en mode Création.
il suffit de cliquer dessus. Contrôle et étiquette sélectionnés dans un formulaire ou un état. Des petites poignées apparaissent alors autour du contrôle sélectionné. Si le contrôle dispose d'une étiquette, celle-ci est sélectionnée en même temps. Pour sélectionner plusieurs contrôles à la fois en mode Création, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur les contrôles de votre choix. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Sélectionner les objets dans la boîte à outils, cliquer dans la grille du mode Création et faire glisser un rectangle autour des contrôles à sélectionner Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, les poignées apparaissent pour indiquer votre sélection. Redimensionnement des contrôles
Pour modifier la taille d'un contrôle sélectionné,
pointez simplement sur la bordure du contrôle pour faire apparaître une flèche que vous pouvez ensuite faire glisser.
Vous pouvez utiliser la commande Taille du menu Format pour adapter la taille d'un contrôle sélectionné à son texte, à la grille ou à la taille d'un autre contrôle sélectionné.
Lorsque vous redimensionnez un contrôle, pensez aux données qu'il devra contenir.
Un contrôle destiné à des prix peut être relativement petit afin de laisser davantage de place à d'autres contrôles.
En revanche, un contrôle d'adresse doit être suffisamment grand pour accueillir la majorité des possibilités.
Remarque La taille du contrôle n'affecte pas les données en tant que telles, mais uniquement l'affichage ou l'impression de celles-ci.
Organisation des contrôles : samedi 3 décembre 2005 14 Organisation des contrôles Lorsque vous ajoutez des contrôles, vous voulez vous assurer qu'ils sont organisés de façon logique de sorte à faciliter leur utilisation Par exemple, vous souhaiteriez, à juste titre, placer les contrôles de rue, ville, état ou province et code postal à proximité étant donné qu'ils sont associés. Pour modifier la position d'un contrôle, pointez simplement sur sa bordure pour faire apparaître une main que vous pouvez ensuite faire glisser. La grille pointillée vous aide à aligner vos contrôles. Lorsque vous relâchez le contrôle que vous faites glisser, il s'aligne sur la grille. Pour aligner deux ou plusieurs contrôles sur un côté, sélectionnez-les et cliquez ensuite sur la commande Aligner du menu Format pour choisir le côté d'alignement. Contrôles non alignés Contrôles alignés
Mise en forme des contrôles : samedi 3 décembre 2005 15 Mise en forme des contrôles Pour modifier l'apparence d'un contrôle
sélectionnez-le en mode Création et choisissez parmi les boutons de la barre d'outils Mise en forme (Formulaire/État) ou Mise en forme (Page). Lorsque vous êtes satisfait de la mise en forme d'un contrôle, vous pouvez, si vous le souhaitez, donner à tous les nouveaux contrôles que vous venez d'ajouter la même apparence
Cela se fait à l'aide de la commande Définir les paramètres par défaut du contrôle du menu Format vous pouvez aussi spécifier l'apparence d'un contrôle dans son onglet Format. sélectionnez le contrôle et cliquez sur le bouton Propriétés dans la barre d'outils Création de formulaire, Création d'état
Application d'une mise en forme conditionnelle à des contrôles : samedi 3 décembre 2005 16 Application d'une mise en forme conditionnelle à des contrôles Vous pouvez spécifier des valeurs de données qui changeront l'apparence d'un contrôle en cas d'application de la condition spécifiée Pour appliquer une mise en forme conditionnelle
sélectionnez un contrôle en mode Création. Ensuite, dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. La boîte de dialogue vous présente la mise en forme du contrôle tel qu'il apparaît avant l'application d'une condition. Elle vous propose également des options et champs de données pour spécifier une condition ainsi que la différence que celle-ci doit engendrer
Vous pouvez appliquer un maximum de trois conditions et mises en formes par contrôle. Si la valeur du champ sélectionné (ici c’est Unités en stock) est inférieure à 50 appliquer le format: police noire fond jaune
Exercices pratiques : samedi 3 décembre 2005 17 Exercices pratiques Au cours de cette session d'exercices pratiques
vous allez redimensionner et repositionner un contrôle
appliquer une mise en forme à un contrôle
appliquer une mise en forme conditionnelle à un contrôle. Personnalisation de l'apparence des contrôles Exercice 1 : Redimensionner et repositionner un contrôle 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États. 2-Double-cliquez sur l'état Employés. Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Aperçu avant impression (ou le même bouton ailleurs). 3-Faites défiler l'écran jusqu'au contrôle Code postal.
Notez que ce contrôle est plus large que nécessaire pour afficher des codes postaux. 4-Sélectionnez le contrôle Code postal (pas l'étiquette Code postal à sa gauche) en cliquant dessus.
Pointez sur le bord droit du contrôle pour faire apparaître une flèche. (Il se peut que vous deviez développer l'état pour voir le bord droit du contrôle.)
5-Faites glisser le bord du contrôle vers la gauche jusqu'à ce que « Code postal » s'affiche intégralement.
6-Le contrôle doit rester sélectionné
Pointez sur son bord pour faire apparaître une main ouverte.
Faites glisser le contrôle et son étiquette vers la droite.
Replacez-le à sa position initiale.
7-Laissez l'état ouvert pour l'exercice suivant.
Exercices pratiques : samedi 3 décembre 2005 18 Exercices pratiques Exercice 2 : Mettre en forme un contrôle 1-L'état Employés doit être ouvert en mode Création depuis l'exercice précédent. Parcourez l'écran vers le haut jusqu'à la section En-tête d'état et sélectionnez le grand contrôle Employés. 2-Dans la barre d'outils Mise en forme (Formulaire/État)
cliquez sur la flèche en dessous du bouton Effet spécial
cliquez ensuite sur l'effet spécial Ombré (Si la barre d'outils n'est pas visible, utilisez la commande Barres d'outils du menu Affichage pour l'afficher
Si la barre d'outils ne contient pas ce bouton, vous pouvez l'ajouter à l'aide des options de barre d'outils ou essayer avec un autre bouton.) 3-Le contrôle Employés reste sélectionné.
Dans la même barre d'outils, cliquez sur la flèche à côté du bouton Couleur de police/premier plan
cliquez ensuite sur la couleur de texte que vous préférez. 4-Dans la barre d'outils Créer un état, cliquez sur le bouton Affichage
pour visualiser vos modifications Exercice 3 : Appliquer une mise en forme conditionnelle à un contrôle
1-L'état Employés doit être ouvert depuis l'exercice précédent.
Passez en mode Création en cliquant sur le bouton Affichage dans la barre d'outils Aperçu avant impression (ou le même bouton ailleurs).
2-Faites défiler l'écran vers le bas pour voir le contrôle Pays
Sélectionnez ce contrôle (pas l'étiquette Pays à sa gauche) en cliquant dessus. 3-Dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
Dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, sous Condition 1, cliquez sur la flèche à droite de la zone qui indique entre
4-Sélectionnez l'option pour égal à.
Cliquez dans la zone suivante à droite et tapez Royaume-Uni pour compléter la condition : valeur du champ est égale à Royaume-Uni.
5-Sous cette zone, cliquez sur la flèche à côté du bouton Couleur de police/premier plan et sélectionnez la couleur rouge pour affecter la mise en forme conditionnelle.
Cliquez sur OK.
6-Dans la barre d'outils Créer un état, cliquez sur le bouton Affichage pour visualiser vos modifications.
Évaluation : samedi 3 décembre 2005 19 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quelle est la façon la plus rapide d'aligner des contrôles ? Utiliser la commande Aligner du menu Format. Les faire glisser sur la même ligne pointillée en mode Création. Saisir les mêmes coordonnées gauche sous l'onglet Format dans leurs propriétés. Que se passe-t-il lorsqu'un contrôle est trop petit pour afficher les données ? Les données excédentaires sont supprimées. Les données excédentaires ne sont pas affectées. Simplement, vous ne pouvez pas les voir. Le contrôle affiche une valeur d'erreur, généralement #######.
Réponses : samedi 3 décembre 2005 20 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quelle est la façon la plus rapide d'aligner des contrôles ? Utiliser la commande Aligner du menu Format. Les faire glisser sur la même ligne pointillée en mode Création. Saisir les mêmes coordonnées gauche sous l'onglet Format dans leurs propriétés. Que se passe-t-il lorsqu'un contrôle est trop petit pour afficher les données ? Les données excédentaires sont supprimées. Les données excédentaires ne sont pas affectées. Simplement, vous ne pouvez pas les voir. Le contrôle affiche une valeur d'erreur, généralement #######. Correct. Un clic aligne un ou plusieurs contrôles sur un autre contrôle ou avec la grille. En effet. Assurez-vous donc que vos contrôles sont suffisamment grands.
Contrôles liés : samedi 3 décembre 2005 21 Contrôles liés Les données saisies par sélection dans la zone liée Pays ... ...apparaissent immédiatement dans la table à laquelle le contrôle est lié. Il est important de connaître toutes les relations possibles entre des contrôles et des données. Certains contrôles sont directement liés aux données et sont capables de les afficher, de les entrer ou de les modifier immédiatement. D'autres contrôles utilisent des données sans les modifier ou ne dépendent absolument pas des données sources. Lorsque vous avez assimilé ces types de contrôles, vous pouvez choisir en connaissance de cause ceux à utiliser. Dans Access, il est très facile d'attribuer des relations et de sélectionner ou de changer leurs détails.
Types de contrôles : samedi 3 décembre 2005 22 Types de contrôles Il existe trois types de contrôles de base : liés, calculés et indépendants. Ces trois contrôles liés contiennent des données de la table Produits. Ce contrôle calculé multiplie le prix unitaire par un pourcentage de remise sans modifier les données de prix unitaire. Les contrôles liés sont en relation directe avec une base de données Ils saisissent les données dans la base de données ou affichent des données de la base de données. Ils peuvent modifier des données ou afficher des modifications de données au moment où elles se produisent. Les contrôles calculés effectuent des calculs à l'aide de données d'une base de données, mais ne les modifient pas. Les contrôles indépendants contiennent des informations mais ne sont pas directement reliés aux données d'une base de données Ces contrôles indépendants n'ont pas de source de données. Leurs informations sont stockées dans le contrôle.
Vérification de la source de données : samedi 3 décembre 2005 23 Vérification de la source de données Si vous voulez qu'un contrôle d'un formulaire ou d'un état soit lié assurez-vous tout d'abord que le formulaire ou l'état est basé sur une table ou une requête. Si vous voulez qu'un contrôle d'une page d'accès aux données soit lié assurez-vous tout d'abord que la page d'accès aux données est connectée à une base de données et que la section contenant le contrôle soit liée à une source d'enregistrement Les données stockées dans une table... ...s'affichent dans un formulaire grâce à des contrôles liés.
Utilisation de la liste de champs pour lier des contrôles : samedi 3 décembre 2005 24 Utilisation de la liste de champs pour lier des contrôles La façon la plus rapide de lier des contrôles consiste à utiliser la liste de champs Dans la boîte à outils, cliquez sur le contrôle que vous souhaiter lier.
Dans la liste des champs, cliquez sur le champ auquel vous voulez lier le contrôle.
Faites glisser le champ de la liste des champs dans le formulaire.
Relâchez pour insérer le contrôle lié. La liste de champs, que vous pouvez ouvrir par le menu Affichage contient les noms des champs de données auxquels les contrôles peuvent être liés. En mode Création, un contrôle lié contient le nom du champ auquel il est lié En mode Formulaire, État ou Page d'accès aux données, un contrôle lié contient les données du champ auquel il est lié. En mode Création, un contrôle indépendant contient le texte Indépendant.
Calcul à l'aide de contrôles : samedi 3 décembre 2005 25 Calcul à l'aide de contrôles Les contrôles peuvent utiliser des données pour produire des résultats temporaires, sans pour autant modifier la base de données. Imaginez, par exemple, que vous voulez un contrôle qui divise les prix unitaires par le nombre d'articles d'une unité de produit pour obtenir le prix par article. Les contrôles calculés fonctionnent à l'aide d'expressions. Une expression associe des opérateurs arithmétiques, des champs, des formules prédéfinies ainsi que des valeurs pour produire une somme La boîte de dialogue Générateur d'expression affiche l'expression lorsque vous la créez. Ici, le champ Prix unitaire de la table Produits est divisé par le champ Quantité par unité de la même table. Les boutons accélèrent la saisie des opérateurs souvent utilisés tels que le signe plus et le signe égal. Parmi les éléments, citons notamment les tables, les requêtes et les formulaires, leurs champs et contrôles ainsi que toute valeur qui leur est affectée. Pour créer une expression, sélectionnez le contrôle,
cliquez sur le bouton Propriétés
sélectionnez l'onglet Données. À côté de la zone de propriété Source contrôle, vous voyez apparaître trois points. Si vous cliquez sur ces trois points, la boîte de dialogue Générateur d'expression s'affiche. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir parmi plusieurs listes d'articles et saisir des valeurs spécifiques pour effectuer un calcul