APPRENDRE ACCESS - Cours N° 7

Les États : samedi 3 décembre 2005 1 Les États Access cours 7

Objectifs : samedi 3 décembre 2005 2 Objectifs À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure d'effectuer les tâches suivantes : Utiliser la fonction d'état instantané pour générer un état de base. Utiliser l'Assistant État pour créer un état étape par étape. Utiliser le mode Création pour personnaliser un état ou créer un état à partir de zéro. Regrouper des données pour améliorer votre état.

Introduction : samedi 3 décembre 2005 3 Introduction Un état est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise sur papier. Il est possible d’extraire une synthèse à partir de ces données qui seraient plus difficiles d'avoir autrement. On a la possibilité de trier plus facilement et de regrouper l'information sur des champs pertinents. Les types d'états Standard:Pour montrer les enregistrements de la base de données sous forme de rapport. Graphique:Pour représenter graphiquement les enregistrements de la base de données. Étiquettes:Pour préparer des étiquettes pour du publipostage ou une conférence. Les états permettent de synthétiser des données et de les regrouper pour en présenter une vue d'ensemble.

Les états présentent une vue d'ensemble : samedi 3 décembre 2005 4 Les états présentent une vue d'ensemble Les états sont souvent utilisés pour présenter une vue d'ensemble, mettant en évidence les faits marquants et les tendances. Les états permettent de synthétiser des données et de les regrouper pour en présenter une vue d'ensemble. Les états offrent notamment l'avantage de regrouper les données et de trier celles-ci pour permettre une interprétation globale d'un simple coût d'œil. Bien que les états permettent de regrouper et de trier les données de différentes manières pour en simplifier l'interprétation, ils ne modifient en rien les données sous-jacentes dans les tables de votre base de données.

Les états combinent des données et une conception : samedi 3 décembre 2005 5 Les états combinent des données et une conception Un état est constitué de contrôles. Certains contrôles, tels que les zones de texte, affichent des données. Logo (élément décoratif) Ligne de séparation (élément décoratif) et titre d'état (zone de texte) Données (texte et graphiques) de la base de données regroupées par en-têtes Ligne de séparation D'autres contrôles sont des éléments décoratifs, par exemple des lignes de séparation ou des logos d'entreprise. Un état peut comporter des pages et des en-têtes. Une page peut contenir plusieurs en-têtes regroupant des données, ou un en-tête peut inclure des données remplissant plusieurs pages. Un état est constitué de données.

Exercices pratiques : samedi 3 décembre 2005 6 Exercices pratiques Dans ces exercices, vous allez étudier des états déjà créés et vous verrez comment un état se compare à sa table source. Exercice 1 : Explorer un état 1-Si la fenêtre Base de données n'apparaît pas, appuyez sur F11 pour l'afficher Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États, s'il n'est pas déjà sélectionné. 2-Ouvrez l'état Catalogue en double-cliquant dessus. L'état s'ouvre dans un mode d'affichage destiné à la plupart des utilisateurs. 3-Cliquez sur les flèches situées en bas de l'état pour parcourir ses pages, puis revenir à sa première page. 4-Cliquez sur le bouton Zoom       de la barre d'outils Aperçu avant impression pour obtenir un affichage rapproché de l'état. 5-Cliquez sur le bouton Deux pages   de la barre d'outils Aperçu avant impression pour afficher les pages de l'état côte à côte. 6-Cliquez sur les flèches situées en bas de l'état pour afficher d'autres paires de pages. 7-Fermez l'état.

Évaluation : samedi 3 décembre 2005 7 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quels sont deux principales fonctions des états ? Afficher et entrer des données Stocker et associer des données. Chercher des données Organiser et présenter des données. Quels sont les deux principaux types de contrôles d'état ? Affichage de données et éléments décoratifs. Boîtes et cellules. État instantané et mode Création Les états modifient les données sous-jacentes de votre base de données. Vrai. Faux.

Réponses : samedi 3 décembre 2005 8 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. Quels sont deux principales fonctions des états ? Afficher et entrer des données Stocker et associer des données. Chercher des données Organiser et présenter des données. Quels sont les deux principaux types de contrôles d'état ? Affichage de données et éléments décoratifs. Boîtes et cellules. État instantané et mode Création Les états modifient les données sous-jacentes de votre base de données. Vrai. Faux. C’est la bonne réponse. En effet les états extraient vos données et les présentent Exactement. Les états peuvent contenir des données de votre base de données mais aussi des éléments décoratifs, par exemple des logos et des lignes de séparation. Les états présentent et synthétisent uniquement les données contenues dans votre base de données.

Création d’état : samedi 3 décembre 2005 9 Création d’état Il existe trois méthodes de base pour créer un état : à l'aide d'un état instantané, à l'aide d'un Assistant et en mode Création. Pour créer un état, vous utilisez les données d'une ou de plusieurs tables ou requêtes. Pour utiliser plusieurs tables, il faut d'abord créer une requête pour extraire des données de ces tables. Un état instantané constitue la manière la plus rapide de créer un état, mais il offre un contrôle minimal sur sa structure et son aspect. Un état instantané contient automatiquement tous les champs de sa source de données, qu'il s'agisse d'une table ou d'une requête Les mêmes données présentées sous forme d'état instantané en colonnes... ...et sous forme d'état instantané en tableau Sa structure est en colonnes ou tabulaire. État instantané : Colonnes Chaque champ apparaît sur une ligne séparée avec une étiquette à sa gauche. Un seul enregistrement est visible à la fois. État instantané : Tableau Les étiquettes de tous les champs apparaissent sur une ligne située en haut de l'état, tous les enregistrements étant visibles en-dessous. Un état instantané est particulièrement adapté dans deux situations : lorsque vous avez besoin d'une vue d'ensemble rapide des données provenant d'une table ou d'une requête

Assistant État : samedi 3 décembre 2005 10 Assistant État L'Assistant État vous pose des questions et crée un état en fonction de vos réponses. Cette méthode est particulièrement intéressante si vous voulez être guidé lors du processus de création d'un état. L'Assistant État vous demande sur quelles tables et requêtes vous baserez l'état, et quels champs utiliser à partir de ces sources de données. Il vous demande si vous souhaitez regrouper des données, et comment vous souhaitez les trier et les synthétiser. Après les questions sur les données, l'Assistant État vous pose d'autres questions sur l'aspect de l'état : disposition, orientation et choix de six styles visuels Il vous demande enfin de donner un titre à l'état, puis crée un état en fonction de vos réponses.

Création d'un état simple avec l'assistant : samedi 3 décembre 2005 11 Création d'un état simple avec l'assistant Ouvrez la base de données Base-deDonnées-Exemple: Cliquez sur l'onglet des états Appuyez sur le bouton Nouveau. De la liste, sélectionnez l'option Assistant État. Parmi la liste des tables et des requêtes disponibles, sélectionnez la table "employés". Appuyez sur le bouton Suivant >. L'assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre état. Faites attention à l'ordre des champs que vous sélectionnez. Car c'est dans cet ordre qu'ils vont apparaître dans votre nouvel état. De la liste des champs disponibles, sélectionnez en ordre les champs Nom, Prénom, salaire, commission, bureau, poste en cliquant sur le champ et en appuyant sur le bouton . Appuyez sur le bouton Suivant >. L'assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements sur un champ en particulier. De la liste des champs de l'état, sélectionnez le champ Bureau. Appuyez sur le bouton . L'aperçu de la présentation à la droite de la fenêtre va changer. Il va maintenant afficher les champs regroupés par rapport au champ Bureau. Donc, à chaque fois que la valeur du champ Bureau va changer, un nouveau regroupement sera généré. Vous pouvez aussi faire des "sous regroupements", ou plutôt des regroupements à l'intérieur de regroupements. Vous pouvez trier les enregistrements jusqu'à sur quatre champs. Le champ dans la première case a priorité sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou décroissant en appuyant sur le bouton du coté droit du nom du champ. En plus d'être triés sur le nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom. Donc, pour un même nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom de ces personnes. L'une des options les plus avantageuses des états est la possibilité de générer automatiquement une synthèse des résultats. Appuyez sur le bouton Suivant >. L'assistant vous demande comment vous voulez regrouper les enregistrements. Voulez vous regrouper de manière normal ou seulement sur les premières lettres contenues dans le champ. Laissez l'option à « normal » Appuyez sur le bouton OK. L'assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Sélectionnez de la liste le champ « Nom" pour le premier tri. Sélectionnez de la liste le champ « Prénom" pour le second tri. Appuyez sur le bouton Options de synthèse

Création d'un état simple avec l'assistant (suite) : samedi 3 décembre 2005 12 Création d'un état simple avec l'assistant (suite) Parmi les options de synthèse, vous pouvez choisir parmi les opérations mathématiques les plus fréquentes. Si nécessaire, vous pourrez modifier l'état pour ajouter d'autres opérations telles que le nombre d'enregistrements, l'écart type et ainsi de suite. Sélectionnez les mêmes options que ceux marqués à l'image. Appuyez sur le bouton OK. Appuyez sur le bouton Suivant >. L'assistant vous offre plusieurs manières de présenter les enregistrements sous forme de texte. Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperçu du résultat final. Pour les besoins de cet exercice, sélectionnez le type « Echelonné » Appuyez sur le bouton Suivant >. Il ne reste qu'à ajouter le titre principal de l'état Écrivez dans la case du titre de l'état "Liste des employés". Appuyez sur le bouton Terminer.

Exercice pratique : samedi 3 décembre 2005 13 Exercice pratique Exercice 1 : Créer un état instantané Dans cet exercice, vous allez créer des états instantanés Colonnes et Tableau en utilisant les mêmes données. 1-Si la fenêtre Base de données n'est pas visible, appuyez sur F11 pour l'afficher. Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États. 2-Cliquez sur le bouton Nouveau   de la barre d'outils Base de données. puis cliquez sur État instantané : Colonnes 3-Dans la liste déroulante, choisissez la table employés comme source de données pour l'état 4-Lorsque l'état apparaît, cliquez sur les flèches situées en bas de l'état pour parcourir ses pages. puis cliquez sur OK. 5-Explorez la structure de l'état. Observez que les noms de champs (par exemple Prénom et Nom) sont répétés pour chaque employé. Notez que la création de l'état instantané n'a pas demandé beaucoup d'effort mais que de l’autre côté vous n'aviez à préciser ni la disposition ni la mise en forme souhaitées. 6-Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer. Nommez l'état État instantané Colonnes employés de façon à pouvoir vous y référer ultérieurement en cas de besoin. Fermez l'état lorsque vous avez terminé. 7-Recommencez les étapes 1 à 5, mais cette fois-ci sélectionnez État instantané : Tableau. 8-Explorez l'état qui apparaît et notez les différences entre les structures des deux types d'état instantané. Observez que l'état tabulaire place les noms de champs comme en-têtes en haut de chaque page. 9-Enregistrez cet état sous le nom État instantané Tableau employés puis fermez l'état une fois que vous avez terminé.

Exercice pratique : samedi 3 décembre 2005 14 Exercice pratique Exercice 2 : Utiliser l'Assistant État Dans cet exercice, vous allez créer un état en utilisant la même table que dans l'exercice 1 pour voir en quoi l'Assistant État vous donne plus de contrôle sur la disposition et la mise en forme de l'état. 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États. 2-Double-cliquez sur Créer un état à l'aide de l'Assistant. 3-Dans la zone Tables/Requêtes, vérifiez que Table :employés est sélectionné. 4-Cliquez sur les doubles flèches d'ajout >> pour transférer tous les champs de la colonne Champs disponibles vers la colonne Champs sélectionnés. Cliquez sur Suivant. 5-Dans l'écran posant une question sur les niveaux de regroupement, cliquez sur Suivant. 6-Dans l'écran d'ordre de tri, sélectionnez Nom dans la zone 1Et Prénom dans la zone 2 pour trier les noms par ordre alphabétique. Cliquez sur Suivant. 7- Dans l'écran de présentation, cliquez sur Verticale sous Présentation Cliquez ensuite sur Tabulaire. Notez les différences entre ces deux styles, qui définissent les options de disposition des états instantanés. 8-Puis sous Présentation, cliquez sur Justifié La Présentation Justifié organise les données en blocs. Cliquez sur Suivant. 9-Dans l'écran des styles, cliquez sur les divers styles pour prévisualiser des échantillons puis cliquez sur le style Informel. Cliquez sur Suivant. 10-Nommez l'état Assistant État employés puis cliquez sur Terminer Explorez l'état, puis fermez-le lorsque vous avez terminé.

Exercice pratique : samedi 3 décembre 2005 15 Exercice pratique Exercice 3 : Afficher un état dans en mode Création et en Aperçu du format Dans la première session d'exercice pratique, vous avez affiché des états en Aperçu avant impression Vous allez maintenant découvrir d'autres modes. Le mode Création vous permet de réorganiser les éléments de votre état, comme vous le faites avec des images sur un mur. L'Aperçu du format permet de contrôler rapidement la disposition globale de l'état il est particulièrement utile si votre état comporte un grand nombre d'enregistrements. L'aperçu avant impression présente l'aspect obtenu par la plupart des utilisateurs.

Exercice pratique : samedi 3 décembre 2005 16 Exercice pratique Si la fenêtre Base de données n'est pas visible, appuyez sur F11 pour l'ouvrir. 1-Dans la fenêtre Base de données, sous Objets, cliquez sur États. 2-Double-cliquez sur l'état Liste alphabétique des employés pour l'ouvrir 3-Parcourez l'état 4-Cliquez sur le bouton Affichage         de la barre d'outils Aperçu avant impression pour passer en mode Création. 5-Explorez la disposition de l'état en mode Création Cliquez sur la flèche en regard du bouton Affichage   de la barre d'outils Création d'état, puis cliquez sur Aperçu du format. 6-Notez que les flèches du bas sont estompées parce que l'aperçu du format ne montre qu'une partie des données de l'état.

Personnalisation des états : samedi 3 décembre 2005 17 Personnalisation des états Une fois que vous avez créé votre état, vous souhaiterez peut-être déplacer ses diverses parties et changer leur aspect en fonction de vos besoins et préférences. Access permet de facilement choisir l'aspect d'un état sur un écran d'ordinateur ou sur une copie imprimée. Vous pouvez personnaliser les détails ou sélectionner un format automatique pratique à partir de divers styles très utiles. Vous pouvez personnaliser les états selon vos préférences.

Personnalisation en mode Création : samedi 3 décembre 2005 18 Personnalisation en mode Création Vous pourriez vouloir changer la structure de l'état regrouper des données par en-têtes ou séparer certaines parties de votre état On peut modifier la police de l’en-tête, taille couleur de la police, couleur de fond Le mode Création permet d'ajouter des sections regrouper des données de définir des propriétés pour contrôler l'aspect et le comportement d'un état Pour voir l'aspect de l'état lors de son utilisation, affichez-le en Aperçu avant impression. Vous pouvez alterner entre ces deux modes jusqu'à que le résultat obtenu vous convienne parfaitement.

Les états ont des sections : samedi 3 décembre 2005 19 Les états ont des sections Les états ont trois types de sections : Sections d'en-tête Les sections d'en-tête contiennent des informations qui apparaissent en haut de l'état, ou en haut de chaque page dans l'état. L'en-tête d'état apparaît une seule fois au début de l'état. Le contenu de la partie supérieure de l'état (par exemple le nom, l'adresse et le logo d'une société) fait partie de l'en-tête d'état. L'en-tête de page apparaît sur chaque page de l'état. Le contenu devant apparaître en haut chaque page, par exemple des noms de colonnes, fait partie de l'en-tête de page. Détail La section Détail contient la plupart des informations dans un état. Pied de page Le pied de page apparaît sur chaque page. Le pied d'état apparaît une seule fois, à la fin d'un état. La section pied de page peut contenir le numéro de page la section pied d'état peut contenir la conclusion, par exemple un grand total.

Regroupement des données dans des états : samedi 3 décembre 2005 20 Regroupement des données dans des états Vous pouvez regrouper des données dans un état en sélectionnant une ou plusieurs valeurs. Par exemple, la sélection d'une date pourrait regrouper toutes les commandes expédiées à cette date, comme le montre l'illustration. Vous pouvez sélectionner jusquà 10 valeurs à regrouper dans un état. Vous pouvez créer ou changer un regroupement de données en mode Création en cliquant sur le bouton Trier et regrouper   de la barre d'outils Création d'état Vous pouvez aussi utiliser l'Assistant État pour regrouper des données lors de la création d'un état avec l'Assistant. Les commandes sont regroupées par date d'expédition.

Définition des propriétés d'un état : samedi 3 décembre 2005 21 Définition des propriétés d'un état Vous pouvez définir de nombreuses propriétés pour un état, pour changer son mode d'affichage ou d'impression Par exemple, la propriété En-tête de page d'un état détermine si l'en-tête de page est imprimé sur la page qui commence par l'en-tête d'état. Pour afficher ou changer les propriétés d'un état, double-cliquez simplement sur le sélecteur d'état                    où les règles se rencontrent Pour en savoir plus sur une propriété, cliquez sur cette propriété et appuyez sur F1. Chaque section d'état et chaque contrôle (par exemple une zone de texte) sur un état a aussi des propriétés. Pour afficher les propriétés d'une section, double-cliquez sur le nom de la section ou sur le sélecteur de section.

Insertion de sauts de page : samedi 3 décembre 2005 22 Insertion de sauts de page Dans les états, vous utilisez un contrôle de saut de page pour marquer où vous souhaitez commencer une nouvelle page dans une section. Supposons, par exemple, que vous avez inclus une page de titre d'état et son introduction dans l'en-tête d'état Si vous souhaitez que le titre et l'introduction soient imprimés sur des pages séparées, vous devez placer un saut de page dans l'en-tête d'état entre les contrôles les contenant. L'outil Saut de page...   ...insère un saut de page, représenté par une ligne pointillée. Remarque    Il ne faut insérer un saut de page que si vous souhaitez spécifiquement commencer une nouvelle page.

Évaluation : samedi 3 décembre 2005 23 Évaluation Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. À quoi sert un état instantané ? Il crée des états à intervalles spécifiés. Il vous guide dans les diverses étapes de création d'un état. Il crée rapidement un état en utilisant uniquement des styles prédéfinis. Quand convient-il d'utiliser le mode Création pour créer un état ? Lorsque vous souhaitez qu'Access vous pose des questions et vous guide lors de la création d'un état. Lorsque vous souhaitez produire un état rapide qui montre tous les champs d'une table ou d'une requête. Lorsque vous souhaitez le contrôle total sur chaque partie de l'état. Si les données d'une requête ou d'une table utilisées par un état sont modifiées, que se passe-t-il lorsque vous ouvrez l'état ? Un message vous indique que les données ont changé. Rien. Une fois un état créé, les données ne sont jamais modifiées. Les données mises à jour s'affichent lorsque vous ouvrez de nouveau l'état.

Réponses : samedi 3 décembre 2005 24 Réponses Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés. À quoi sert un état instantané ? Il crée des états à intervalles spécifiés. Il vous guide dans les diverses étapes de création d'un état. Il crée rapidement un état en utilisant uniquement des styles prédéfinis. Quand convient-il d'utiliser le mode Création pour créer un état ? Lorsque vous souhaitez qu'Access vous pose des questions et vous guide lors de la création d'un état. Lorsque vous souhaitez produire un état rapide qui montre tous les champs d'une table ou d'une requête. Lorsque vous souhaitez le contrôle total sur chaque partie de l'état. Si les données d'une requête ou d'une table utilisées par un état sont modifiées, que se passe-t-il lorsque vous ouvrez l'état ? Un message vous indique que les données ont changé. Rien. Une fois un état créé, les données ne sont jamais modifiées. Les données mises à jour s'affichent lorsque vous ouvrez de nouveau l'état. C’est Exact. L’État instantané constitue le moyen le plus rapide de créer un état. Bien que vous ayez moins de contrôle sur les résultats, vous pouvez les personnaliser. C’est la bonne réponse. En mode Création, Access vous donne tous les contrôles. En effet. Les états présentent et organisent toujours les données les plus récentes de votre base de données chaque fois que vous les ouvrez.