Introduction : Introduction Qu'est-ce que GRR ? GRR est un système de Gestion et de Réservations de Ressources.
GRR est particulièrement adapté à la gestion et la réservation de salles et de matériels, mais il peut également être utilisé comme mini-agenda partagé.
Il s'agit d'une adaptation d'une application PHP/SQL sous licence GPL : MRBS (http://mrbs.sourceforge.net ).
Cette adaptation est également sous licence GPL donc libre et gratuite.
Ecran d’accueil de Grr : Ecran d’accueil de Grr
Les principales fonctionnalités de GRR sont : : Les principales fonctionnalités de GRR sont : l'accès à l'outil de gestion partagée via n'importe quel navigateur web,
l’administration de plusieurs types de ressources partagées (salles, voitures, matériels, ...),
la gestion des réservations de ces ressources (création, modification, suppression),
la gestion du type d'accès à une ressource ; accès restreint à certains utilisateurs ou non,
la possibilité d’effectuer des réservations périodiques,
la possibilité de configurer un calendrier des jours « fériés », inaccessible aux réservations,
la possibilité de poser des réservations « sous réserve », à confirmer avant une date fixée,
la possibilité de poser des réservations « avec modération »,
la possibilité d'effectuer des réservations au nom d'autres utilisateurs ou de personnes extérieures
la possibilité de définir, domaine par domaine, des champs additionnels,
la possibilité de définir des "jours cycle" (voir documentation),
Les principales fonctionnalités de GRR sont: : Les principales fonctionnalités de GRR sont: la gestion fine d'envoi de mails automatiques,
la délégation à des utilisateurs, de l'administration de certains domaines,
la délégation à des utilisateurs, de la gestion des réservations pour certaines ressources,
la possibilité pour un gestionnaire, d'afficher une réservation comme étant « en cours d'utilisation »,
la possibilité de rendre temporairement indisponible une ressource pour maintenance par exemple,
la possibilité de configurer une fiche de présentation avec image pour chaque ressource,
la visualisation du planning des réservations des ressources sous différentes formes,
la possibilité de paramétrer le type d'accès à l'application (obligation ou non de se connecter pour accéder au site),
la possibilité de personnalisation par domaine les paramètres d'affichage du planning des réservations (heures de début et fin de journée, plus petit bloc réservable, ... ou bien créneaux pré-définis).
la possibilité de fixer, pour chaque ressource, un nombre maximal de jours au-delà duquel l'utilisateur ne peut pas réserver ou modifier une réservation existante.
la possibilité de fixer, pour chaque ressource, un temps, en-deçà duquel l'utilisateur ne peut pas réserver ou modifier une réservation existante.
La possibilité de réserver ou de libérer très rapidement des journées entières simultanément sur plusieurs ressources de plusieurs domaines et selon un calendrier.
Compatibilité avec UTF-8. (C’est un format de codage de caractères défini pour les caractères Unicode (UCS). Chaque caractère est codé sur une suite d'un à quatre octets. UTF-8 a été conçu pour être compatible avec certains logiciels originellement prévus pour traiter des caractères d'un seul octet.) (suite)
Accéder à GRR : Accéder à GRR L'accès au logiciel se fait à partir d'un simple navigateur Internet (FireFox, Mozilla, Internet Explorer, Safari, ...).
Dans notre cas, l'accès sera possible de l'Internet, à partir de n'importe quel poste connecté à Internet, en tapant l'adresse:
http://spip.univ-poitiers.fr/adminlettres/gestion_salles/week.php?area=1&room=1
dans la barre d'adresse du navigateur.
Consulter les plannings de réservation : Consulter les plannings de réservation Selon la configuration choisie par l'administrateur de GRR, la consultation des plannings est possible avec ou sans un identifiant et un mot de passe.
L'utilisateur a le choix entre plusieurs interfaces de visualisation.
L’utilisateur peut
sélectionner le jour de la réservation dans un calendrier ou à l'aide d'un sélecteur de dates,
choisir le domaine et la ressource du domaine à afficher,
choisir le mode d'affichage des réservations (affichage « jour », « semaine », « mois »).
En cliquant sur une réservation dans le planning, l'utilisateur peut visualiser les détails de la réservation. On clique sur le bouton pour sélectionner un domaine On clique sur le bouton des ressources
Pour sélectionner une salle On clique sur une réservation Le détail de la réservation s’affiche
Réserver une ressource : Réserver une ressource Pour effectuer une réservation, il est nécessaire d'être connecté, quelle que soit la configuration de GRR.
Pour réserver une ressource sur une plage horaire donnée
l'utilisateur choisit le planning (vue "jour", "semaine" ou "mois") et la ressource à réserver.
Puis il clique, dans le planning, sur la petite croix verte de la case qui correspond au début de la réservation.
Une fiche de réservation apparaît alors, que l'utilisateur doit compléter avant de valider.
Remarque :De façon générale, les réservations sont effectuées au nom de la personne connectée.
La seule exception à cette règle concerne l'administrateur général.
En effet, seul l'administrateur général a la possibilité de spécifier un nom de réservant différent du sien lors d'une nouvelle réservation ou bien de modifier le nom d'un réservant d'une réservation existante. On rédige un brève description de la réservation
(on peut mettre le nom de personne pour qui la réservation
est faite si c’est le cas)
Si on le souhaite on peut rédiger aussi une description
plus complète On choisit respectivement
-la date et l’heure de début de la réservation
-la date et l’heure de fin de la réservation On clique sur le bouton
pour sélectionner la ressource que l’on veut réserver On clique sur le bouton de sélection pour choisir au nom de qui la réservation sera faite On clique sur le bouton pour sélectionner le domaine de la
Salle que l’on souhaite réserver On clique sur le bouton
Pour sélectionner le type de réservation que l’on veut faire
(Cours , TD, TP, Réunion, …)
Modifier ou supprimer une réservation : Modifier ou supprimer une réservation Comme pour la réservation, il est nécessaire de s'identifier pour modifier ou supprimer une réservation.Les personnes habilitées à supprimer ou modifier une réservation sont :
le propriétaire de la réservation lui-même, à condition que la réservation ne soit pas passée,
le gestionnaire de la ressource,
l'administrateur général de GRR ou l'administrateur restreint du domaine concerné.
L'utilisateur clique sur la réservation à modifier ou supprimer puis, dans la nouvelle page qui s'ouvre, il clique sur le lien correspondant à l'action qu'il désire (suppression ou modification).
Les utilisateurs : Les utilisateurs Les différentes catégories d’utilisateurs sont :
Les administrateurs
Les administrateurs restreints de domaines
Les gestionnaires
Les usagers
Les usagers "gestionnaires d'utilisateurs"
Les visiteurs
Les administrateurs : Les administrateurs L'administrateur a accès à l’ensemble des fonctionnalités de l’application :
il gère les ressources, la base de données et les autres utilisateurs.
Il peut tout voir, réserver et modifier ou effacer toutes les réservations.
Il a accès à l'ensemble des paramètres de configuration de GRR.
Les administrateurs restreints de domaines : Les administrateurs restreints de domaines L'administrateur de domaines est à la base un « usager » à qui l'administrateur a donné des droits supplémentaires pour administrer tel ou tel domaine.
Concernant les domaines dont ils ont la charge, les administrateurs restreints peuvent, pour le(s) domaine(s) qu'ils administrent :
créer, modifier ou supprimer des ressources,
dans le cas d'un domaine à accès restreint, ajouter ou supprimer des utilisateurs autorisés à avoir accès au domaine,
gérer la liste des utilisateurs à avertir automatiquement par mail lors des réservations d'une ressources donnée,
gérer la liste des gestionnaires pour chaque ressource du domaine (voir plus bas),
activer ou désactiver un ou plusieurs types de réservation pour le domaine.
Les gestionnaires : Les gestionnaires Le gestionnaire est à la base un « usager » à qui l'administrateur a donné des droits supplémentaires pour gérer telle ou telle ressource.
Concernant les ressources dont ils ont la charge, les gestionnaires peuvent :
supprimer ou modifier n'importe quelle réservation,
être prévenus par mail de la réservation d'une ressource ou de la modification/suppression de la réservation
signaler qu'une réservation est en cours d'utilisation (sur les plannings, un symbole spécifique apparaît alors dans la case de la réservation),
rendre temporairement indisponible à la réservation une ressource (pour maintenance par exemple).
Les usagers : Les usagers l'usager :
peut voir les réservations dans les domaines publics, réserver et modifier ou effacer ses propres réservations,
peut être prévenu par mail de la réservation d'une ressource ou de la modification/suppression de la réservation (voir rubrique plus bas),
a accès à la consultation de la disponibilité ou indisponibilité des ressources des domaines publics,
a accès au détail des réservations,
a accès à l'outil "Recherche - Rapports - Statistiques" (selon le paramétrage dans la configuration générale) ,
a accès à la gestion de son compte pour modifier ses paramètres personnels (mot de passe, email, affichage par défaut, ...)
Pour les domaines à accès restreint, seuls les usagers spécifiés par l'administrateur y ont accès. Les usagers autorisés y ont alors les même possibilités que dans les domaines publics.
Par défaut, un usager (ni même un gestionnaire ou un administrateur restreint) ne peut effectuer une réservation dans le passé, ni modifier ou supprimer une réservation passée. Seul l'administrateur a cette possibilité. Il est néanmoins possible de permettre pour une ressource donnée, réservation dans le passé ainsi que les modifications/suppressions de réservations passées.
Les usagers "gestionnaires d'utilisateurs" : Les usagers "gestionnaires d'utilisateurs" Le gestionnaire d'utilisateurs, en plus des possibilités d'un usager normal peut :
ajouter des utilisateurs ayant pour statut "usager" ou "visiteur",
modifier un utilisateur ayant pour statut "usager" ou "visiteur", (nom, prénom, mot de passe, email, statut, etat),
supprimer un utilisateur ayant pour statut "usager" ou "visiteur",
importer dans GRR un fichier d'utilisateurs (format CSV)
Les visiteurs : Les visiteurs Un « visiteur » peut voir les réservations dans les domaines publics (et dans les domaines à accès restreints selon la configuration) ainsi que le détail des réservations
Mais il ne peut ni réserver, ni effacer, ni modifier une réservation.
Le visiteur n'a pas accès à son compte et ne peut donc pas modifier son mot de passe.
Selon le paramétrage dans la configuration générale, le visiteur a ou non accès à l'outil "Recherche - Rapports - Statistiques".
Propriétaires et bénéficiaires : Propriétaires et bénéficiaires Pour chaque réservation effectuée, GRR distingue le propriétaire de la réservation (celui qui a effectué la réservation) et le bénéficiaire de la réservation celui au nom duquel la réservation a été effectuée.
La plupart du temps (fonctionnement par défaut), le propriétaire et le bénéficiaire sont une même personne.
Mais il est possible d'autoriser, ressource par ressource, des utilisateurs à réserver (ils sont alors propriétaires de la réservation) au nom d'autres utilisateurs (qui deviennent alors bénéficiaires de la réservation).
Délégation : Délégation L'administrateur général a toujours cette possibilité, mais il peut déléguer ce droit :
uniquement aux administrateurs restreints du domaine,
ou bien aux gestionnaires de la ressource (et aux administrateurs restreints du domaine),
ou encore à tous les utilisateurs de la ressource.
Par défaut, seul l'administrateur général dispose de ce droit.
Bénéficiaires : des utilisateurs de GRR ou bien des personnes extérieures : Bénéficiaires : des utilisateurs de GRR ou bien des personnes extérieures Les bénéficiaires sont en général des utilisateurs enregistrés dans GRR.
Mais il est également possible de réserver au nom de personnes extérieures.
Dans ce cas, le créateur de la réservation dispose de deux champs supplémentaire dans l'interface de réservation :
un champ obligatoire pour préciser les nom et prénom du bénéficiaire,
un champ facultatif pour préciser l'adresse email du bénéficiare.
Règles de fonctionnement : Règles de fonctionnement Le propriétaire d'un réservation, même s'il n'en est pas bénéficiaire, a le droit de la modifier ou de la supprimer.
De même le bénéficiaire d'un réservation, même s'il n'en est pas le propriétaire, a le droit de la modifier ou de la supprimer.
Lorsque qu'un utilisateur effectue une réservation au nom d'un autre utilisateur ou bien modifie ou supprime une réservation existante faite au nom d'un autre utilisateur, un mail de notification est automatiquement envoyé au bénéficiaire de la réservation (à condition que l'envoi de mails automatiques soit activé et que le champ email du bénéficiaire soit correctement renseigné).
Accéder à GRR : Accéder à GRR L'accès au logiciel se fait à partir d'un simple navigateur Internet (FireFox, Mozilla, Internet Explorer, Safari, ...).
Dans notre cas, l'accès sera possible de l'Internet, à partir de n'importe quel poste connecté à Internet, en tapant l'adresse:
http://spip.univ-poitiers.fr/adminlettres/gestion_salles/week.php?area=1&room=1
dans la barre d'adresse du navigateur.
Consulter les plannings de réservation : Consulter les plannings de réservation Selon la configuration choisie par l'administrateur de GRR, la consultation des plannings est possible avec ou sans un identifiant et un mot de passe.
L'utilisateur a le choix entre plusieurs interfaces de visualisation.
L’utilisateur peut
sélectionner le jour de la réservation dans un calendrier ou à l'aide d'un sélecteur de dates,
choisir le domaine et la ressource du domaine à afficher,
choisir le mode d'affichage des réservations (affichage « jour », « semaine », « mois »).
En cliquant sur une réservation dans le planning, l'utilisateur peut visualiser les détails de la réservation. On clique sur le bouton pour sélectionner un domaine On clique sur le bouton des ressources
Pour sélectionner une salle On clique sur une réservation Le détail de la réservation s’affiche
Réserver une ressource : Réserver une ressource Pour effectuer une réservation, il est nécessaire d'être connecté, quelle que soit la configuration de GRR.
Pour réserver une ressource sur une plage horaire donnée
l'utilisateur choisit le planning (vue "jour", "semaine" ou "mois") et la ressource à réserver.
Puis il clique, dans le planning, sur la petite croix verte de la case qui correspond au début de la réservation.
Une fiche de réservation apparaît alors, que l'utilisateur doit compléter avant de valider.
Remarque :De façon générale, les réservations sont effectuées au nom de la personne connectée.
La seule exception à cette règle concerne l'administrateur général.
En effet, seul l'administrateur général a la possibilité de spécifier un nom de réservant différent du sien lors d'une nouvelle réservation ou bien de modifier le nom d'un réservant d'une réservation existante. On rédige un brève description de la réservation
(on peut mettre le nom de personne pour qui la réservation
est faite si c’est le cas)
Si on le souhaite on peut rédiger aussi une description
plus complète On choisit respectivement
-la date et l’heure de début de la réservation
-la date et l’heure de fin de la réservation On clique sur le bouton
pour sélectionner la ressource que l’on veut réserver On clique sur le bouton de sélection pour choisir au nom de qui la réservation sera faite On clique sur le bouton pour sélectionner le domaine de la
salle que l’on souhaite réserver On clique sur le bouton
pour sélectionner le type de réservation que l’on veut faire
(Cours , TD, TP, Réunion, …)
Modifier ou supprimer une réservation : Modifier ou supprimer une réservation Comme pour la réservation, il est nécessaire de s'identifier pour modifier ou supprimer une réservation.Les personnes habilitées à supprimer ou modifier une réservation sont :
le propriétaire de la réservation lui-même, à condition que la réservation ne soit pas passée,
le gestionnaire de la ressource,
l'administrateur général de GRR ou l'administrateur restreint du domaine concerné.
L'utilisateur clique sur la réservation à modifier ou supprimer puis, dans la nouvelle page qui s'ouvre, il clique sur le lien correspondant à l'action qu'il désire (suppression ou modification). On clique sur la réservation
que l’on souhaite modifier On peut soit
-envoyer un email au propriétaire de la réservation
Ou si on en a le droit
-Modifier la réservation
-Supprimer la réservation
-Ou ne rien faire et retourner à la page précédente Une fenêtre s’ouvre
Les caractéristiques de la réservation s’affichent
Il y a aussi des liens cliquables qui apparaissent
Ces lient sont fonctions des droits et privilèges de la personne connectée
Poser des réservations sous réserve : Poser des réservations sous réserve Dans la page de modification des paramètres d'une ressource, l'administrateur a la possibilité d'activer la fonction « Poser des réservations sous réserve ».
Lorsque la valeur est à zéro, la fonction n'est pas active.
Une valeur différente de 0 permet d'activer cette fonctionnalité.
Cette valeur désigne alors le nombre maximal de jours dont dispose le réservant pour confirmer une réservation.
Quand cette fonction est activée, la personne effectuant une réservation a la possibilité, dans le formulaire de réservation, de remplir un champ supplémentaire : « Réservation à confirmer au plus tard le ... ».
Si l'utilisateur ne confirme pas sa réservation avant la date indiquée, la réservation est automatiquement supprimée et un mail automatique est envoyé aux personnes concernées.
il est possible de configurer dans les paramètres de configuration générale, la méthode suppression automatique utilisée.
Les périodicités (réservations qui se répètent) : Les périodicités (réservations qui se répètent) Après avoir cliqué sur l'heure désirée, l'écran de réservation s'affiche.
En cliquant sur le lien en bas de la page, vous ouvrez les options de périodicité.
Choisissez le type de Périodicité approprié.
La ressource sera réservée à la même heure, jusqu'à la date de fin de Périodicité, et seulement pour les jours spécifiés par le type de Périodicité.