PowerPoint Presentation : Fin- Online Education Dezember 2011 Brought to you by your FST
Agenda : Agenda OGX Bereich ICX Bereich PB Bereich JA-Buchungen Forderungsmanagement HHP/ Finanzplanung Offene Fragen
PowerPoint Presentation : OGX Bereich
OGX für LCPs OGX Aufräumen für VPs : OGX für LCPs OGX Aufräumen für VPs
Allgemeines : Allgemeines RLP Call: Alle EPs, die vor dem 01.01.2009 ins Programm eingestiegen sind, dürfen ohne Nachweis vereinnahmt werden! Grundlage jedes OGX-Prozesses sind die AGBs => Unbedingt lesen Fee i.H.v . 350 € muss immer komplett überwiesen werden. Ausnahmen: Es wurde bereits ein ICLS besucht (bspw. Früheres Praktikum). Es kann die Teilnahme an einer vom MC akzeptierten ICLS Vergleichsveranstaltung nachgewiesen werden.
Pflichten des EP‘s – KEINE Pflichten von AIESEC : Pflichten des EP‘s – KEINE Pflichten von AIESEC Der EP sucht eigenständig nach TNs in der Datenbank . AIESEC unterstützt ihn dabei . EP ist verantwortlich für die Beschaffung sämtlicher Dokumente (bspw. Visa, Versicherung, Arbeitserlaubnis) ICLS und RIS sind obligatorisch ICLS muss vor dem Start des Austauschs stattfinden RIS innerhalb von 6 Monaten danach (!) Praktikumsbericht innerhalb von 3 Monaten nach Rückkehr.
Rückerstattung – für EPs ab dem 01.01.2009 (1) : Rückerstattung – für EPs ab dem 01.01.2009 (1) Kein Grund für Break: Veränderte Pläne des EPs (Studium, anderes Praktikum) Veränderte zeitliche Rahmenbedingungen (Auslegungssache, insb. bei OoC . EP möchte kein Praktikum mehr. EP findet kein Praktikum auf Grund zu hoher/ unrealistischer Ansprüche Wann darf ich zurückerstatten? Praktikum kommt auf Grund von AIESEC-Verschulden nicht zu Stande: Acceptance Note 4 Woche vor Praktikum nicht vorhanden. Praktikum fällt trotz Match auf Grund von gefälschten Verträgen oder Insolvenz des Unternehmens aus. Gesundheitliche Probleme oder Todesfälle im nahen Umfeld EPs.
Rückerstattung – für EPs ab dem 01.01.2009 (2) : Rückerstattung – für EPs ab dem 01.01.2009 (2) Welche Bestandteile dürfen zurückerstattet werden? Nach Durchlaufen des X-Programms: „Ganz-oder- garnicht -Prinzip“→ Überschuss aus ICLS und RIS nur zusammen mit Berichtskaution. Bei Break: Alles, was nicht in Anspruch genommen wurde. EP-Verschulden: Matchgebühr wird als Aufwandsentschädigung einbehalten. Welche Vorgaben muss ich beachten? EP muss von vorne herein über seine Rechte und Pflichten Bescheid wissen. Nach Anschreiben wird 4 Wochen Reaktionszeit eingeräumt In Anschreiben muss explizit auf Deadline hingewiesen werden In der Zwischenzeit Kontaktversuch per Social Media.
OGX FinFlows – Aufräumen!?! : OGX FinFlows – Aufräumen!?! Bank und myaiesec.net stellen jene zwei Systeme dar, die von uns nicht beeinflusst (korrigiert) werden können. Es muss daher zuerst überprüft werden, ob Exact alles korrekt widerspiegelt. Achtung! Match-Daten auf myaiesec.net können Systembedingt nicht den tatsächlichen entsprechen!
OGX FinFlows – Aufräumen!?! : OGX FinFlows – Aufräumen!?! Finanzer: Übernehmen der Fin-Daten aus Exact in die FinFlows . OGX-Team: Eingabe der Exchange-relevanten Daten in die FinFlows . Dummerweise zeigt die Erfahrung, dass dies oft vom Finanzer übernommen werden muss => Relevanz klarmachen! Daten aus OGX Spreadsheets sind mit Vorsicht zu genießen. Myaiesec.net kann insbesondere bei Start- und Enddatum abweichen.
PowerPoint Presentation : ICX Bereich
Was für Dokumente werden benötigt? : Was für Dokumente werden benötigt? PB- Datenblatt im MC und als Kopie im LC PB Bogen als Original der Praktis aus 2011 und Kopie von denen aus 2010, die in 2011 noch in Deutschland waren Kostenbeitragsforderungen der TN Kostenbeiträge Zusatzvereinbarung für jeden Praktikanten (nicht nur eine pro Firma!) Kostenbeitragsstaffelung
Kostenbeitragsstaffelung 2012 : Kostenbeitragsstaffelung 2012 Durch die Einführung des Management Reportes muss die Staffelung zum 01.01.2012 beschlossen werden und tritt auch mit dem Datum in Kraft- d.h. TN Forms, die danach hochgeladen werden, müssen mit der neuen Staffelung berechnet werden
PowerPoint Presentation : Praktikantenbetreuung
PB- Was ging da nochmal? : PB- Was ging da nochmal?
Was sind die Änderungen in 2011? : Was sind die Änderungen in 2011? H2 Listen sind rückwirkend zum 1.1.2011 nicht mehr notwendig (PB-Datenblatt als Ersatz) Praktis können auch alleine Aktivitäten durchführen ohne Anwesenheit von deutschen AIESECern (rückwirkend zum 1.1.2011) ÜRWs werden bezuschusst ( ausser 5€ Ebet pro Nacht)
Wie kann ich die Auslastung jetzt noch antreiben? : Wie kann ich die Auslastung jetzt noch antreiben? Schreibt eure Praktis an! Vielleicht gibt es noch Belege von früheren Ausflügen Kauft Ausstattung für Praktiwohnungen (E- Stips / Sockelbetrag) Ladet Maßnahmen noch dieses Jahr hoch, damit der PB-Datenbankbetreuer sie noch rechtzeitig checken kann
JA- Buchungen : JA- Buchungen
Was gibt es für JA- Buchungen? : Was gibt es für JA- Buchungen? Abschreibungen (GWG & BGA) Sonstige Verbindlichkeiten (z.B. Telefonrechnung /Kopienrechnung vom Dezember, Doppelüberweisung FKG Kostenbeitrag, etc.) Sonstige Forderungen FKG Kostenbeitrag Mummstadt lfd. Nr. 14 Projekte in Arbeit: gezahlt, Bsp.: CSC Jan. 2011 Promotion
Beispielbuchungen : Beispielbuchungen Abschreibung BGA: 3025 an 101 Abschreibung Computer (IBM SL 510) Sonstige Verbindlichkeit: Telefonrechnung vom Dezember: 500 an 280 Telefonrechnung für Dezember Sonstige Vblk : RK PlaWo Chair Oktober 2011 3080 an 280 RK PlaWo Chair Okt. 2011
Beispielbuchungen : Beispielbuchungen Abschreibung GWG: 3026 an 119 Abschreibung GWG Komplettabschreibung 2011 Projekte in Arbeit: gezahlt 305 an 1214 CSC Jan. 2012 Promotion
ARAP/PRAP : ARAP/PRAP ARAP: Aufwendungen , die erst im nächsten Jahr realisiert werden, deren Auszahlung jedoch im laufenden Geschäftsjahr anfiel, müssen in die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten eingestellt werden . Für die ARAPs kommen also folgende Konten in Frage : 190, 305 und 300-302
ARAP/PRAP : ARAP/PRAP PRAP: Analog zum vorigen Punkt verhält es sich mit Erträgen des Folgejahres, deren Einzahlung im laufenden Jahr erfolgt ist. Für die PRAPs kommen folgende Konten in Frage: 290 und 306
Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten : Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten Bsp.: Telefonrechnung für Dezember kommt erst im Januar an und wird folglich auch erst dann beglichen. Wie muss das ganze verbucht werden? Buchung zum 31.12.2011: 500 an 280 Telefonrechnung Dezember sonstige Verbindlichkeiten!!!
Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten : Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten Bsp.: Ihr richtet im Dezember ein FKG aus. Die Mumm GmbH überweist das Geld im Januar. Wie muss das ganze verbucht werden? Buchung: 180 an 2200 FKG Kostenbeitrag Mumm GmbH sonstige Forderungen!!!
Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten : Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten Bsp.: Die Firma Dry überweist ihren Betrag zur CSC im Januar bereits vor Jahresende. Wie muss das ganze verbucht werden? Buchung: 306 an 2200 Betrag CSC Januar Firma Dry PRAP!!!
Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten : Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten Bsp.: Die Firme Mummlovers zahlt im Dezember den Kostenbeitrag für Praktikant Jan der 3 Monate bleibt. Wie muss das ganze verbucht werden? Buchung: 130 an 553 Kostenbeitrag Praktikant Jan 553 an 290 Kostenbeitrag Prakt. Jan für 2012 553 an 912 Kostenbeitrag Praktikant Jan für Dezember 2011 PRAP!!!
Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten : Beispiele für Rechnungsabgrenzungsposten Bsp.: Ihr bezahlt im Dezember die Büromiete für Januar – März. Wie muss das ganze verbucht werden? Buchung: 190 an 130 Vorauszahlung Büromiete für Januar – März ARAP!!!
Sonstige Buchungen : Sonstige Buchungen 300, 350, 600 – 800er Buchungskreise Es existieren im Grunde keine Beleg für diese Buchungen PWC prüft unsere JAs, aber ohne Exact ! Daher sind wir verpflichtet, diese Buchungen mit einem Nachweis in unserem JA beizulegen. Screenshots von SKAs
Forderungsmanagement : Forderungsmanagement
Wie kommt ihr an Infos? : Wie kommt ihr an Infos? Im JA von 2010 nachschauen, was dort bei Forderungen alles drinnen ist. JA von 2010 erst nach WMV im LC SKAs aus 2010 und JA Forms 2010 anschauen taucht z.B. Forderungen gegenüber Flyeralarm Doppelüberweisung Flyer FKG 2007 auf nachforschen ob noch werthaltig.
Wie kommt ihr an Infos? : Wie kommt ihr an Infos? Wenn es um Mitarbeiter Forderungen geht Alumni Kreis oder Oldies im LC deswegen befragen. Nimbus des jeweiligen LCs in Bezug auf E-Mail Adressen durchforsten Suche über soziale Netzwerke
Wie fordere ich ein? : Wie fordere ich ein? E-Mail an die betreffende Person oder Firma verfassen Sachverhalt erklären und Geld anfordern gegebenenfalls bei z.B. einer Forderungen gegenüber Flyeralarm aufgrund einer Doppelüberweisung an sie, die betreffenden Kontoauszüge in Kopie mit schicken. Nicht beleidigend werden in der Mail, sondern sachlich und neutral bleiben.
Was ist möglich? : Was ist möglich? Für jede Forderung ist eine Belegkopie dem JA beizulegen, z.B. eine schriftliche Bestätigung der Firma, in der die Forderung anerkannt wird. bei Geldeingang im neuen Jahr noch vor JA- Deadline eine Kontoauszugskopie beilegen. noch kein Geldeingang, dann Berechtigung der Forderung auf andere Art nachweisen
Was ist möglich? : Was ist möglich? Z.B. bei verspätetem Geldeingang eines Förderkreisbeitrages einen Nachweis, dass wir einen Anspruch darauf haben Ohne Nachweis müssen die Forderungen ertragsmindernd ausgebucht werden So schnell wie möglich die Leute anschreiben Im besten Fall ist dies schon geschehen!
Was ist möglich? : Was ist möglich? Wenn Anspruch auf Einforderung des Geldes verjährt ist, im sachlichen Bericht um ausbuchen bitten und entsprechenden Nachweis dafür dazu heften dies kann geschehen, wenn eine Forderung schon seit mehr als 3 Jahren besteht, daher Jahr der Entstehung genau erfassen! Wenn ihr Doppelkomitee seid, muss auch eine Saldenbestätigung von IAESTE beigefügt sein.
PowerPoint Presentation : HHP
Der Haushaltplan : Der Haushaltplan Der Haushaltsplan ist von größter Wichtigkeit für das Fortbestehen eines jeden LC‘s ! Auch hier klare Schnittstellen, die nur in Zusammenarbeit mit den jeweiligen VP‘s ordentlich ausgefüllt werden können Reiter Exchange → ICX/OGX + COM (Marketing) Reiter Konferenzen → TM Reiter Verwaltung → ER + COM/TM ( Recruitment ) Reiter Projekte → ER Laufende Überarbeitung: HHP sollte mind. einmal im Monat Thema in der EBM/ FoSi sein.
Die Gewinn- und Verlustrechnung : Die Gewinn- und Verlustrechnung Der Haushaltplan besteht aus 8 Spalten (4 Aufwand, 4 Ertrag) „ Vorjahr “: Automatisch aus der Vorjahresbuchhaltung übernommen. Dienen in erster Linie als Referenzwerte. „ Ursprünglicher Planwert “: Wird am Anfang des Jahres (bzw. schon zum Ende des Vorjahres) festgelegt. Bleibt danach weitestgehend unverändert. „ Angepasster Planwert “: Wird unterjährig angepasst, dient zur Abweichungsanalyse „ Akutell “: Momentaner Stand der Buchhaltung in Exact .
Die Projektkonten : Die Projektkonten Pro Projekt Kontengruppe bestehend aus 8 Konten Keine Trainerreisekosten auf „Verwaltung“ Sachspenden müssen entweder bilanziell aktiviert werden oder stellen einen Sofortverbrauch im Projekt dar (Ertragsneutral) „Sonstige Konten“ nach Möglichkeit nicht ansprechen Ausnahme : Gewinn-/Verlustumlagen an Konto 1xx4/2xx4 ICLS Überschuss im Soll gegen „ Teilnehmer-Fees “ Ertrag Aufwand
Das Konferenzplanungstool : Das Konferenzplanungstool VP TM: Ermittlung der Delegate -Zahlen VP Fin: Entwickelt Vorschlag bzgl. Ebet => Festlegung in Abstimmung mit dem LCP/ EB. Jede Konferenz in zwei Zeilen aufteilen. Eine für EB, eine für normale Member (unterschiedliche Bezuschussung) Verlustumlage mit einberechnen. Pessimistisch kalkulieren!
Eingabehilfen und ihre Konsequenzen : Eingabehilfen und ihre Konsequenzen
Noch Fragen?!? : Noch Fragen?!?